1箱と1個を混ぜない
ライトは1箱10個入りです。仕入先の『10箱』を自社の在庫単位『個』へ変換せず10個と登録すると、在庫と買掛金の照合が崩れます。商品コードに加え、発注単位、在庫単位、換算率、単価がどの単位の価格かを管理します。
顧客名だけでは同名企業や支店を区別できません。請求先・納品先・入金元をコードで結び付け、統廃合や名称変更があっても過去の伝票との関係を追えるようにします。
今日のマスターで過去を上書きしない
11月から単価が10,000円から10,500円へ変わっても、10月の請求を新単価で再計算してはいけません。適用開始日・終了日と、伝票処理時に採用した単価・税区分を残します。税率や契約条件も同様です。
登録・変更の責任者、承認者、重複や欠損の検査、訂正理由を決めます。データガバナンスは特定の道具の名称ではなく、データを誰がどの目的で管理・利用するかを定める取組です。ここでの運用例は教材上の提案です。
品質は一つの部門だけの仕事ではない
商品コードの誤りは、販売、在庫、原価、会計へ連鎖します。連携元から集計先までの流れを記録し、どの処理で値が変わったかを確認します。すべてを一つの巨大なマスターへ集約するより、項目の定義と対応関係を揃えることが先です。