販売管理と財務会計は、売上、債権、入金、仕入、債務、在庫や原価等の情報を連携します。販売管理側の業務記録から仕訳を作る自動仕訳機能を用いると、再入力を減らせます。ただし、契約・出荷・検収・請求・入金のうち何を会計へ反映するか、勘定科目、税区分、部門、日付等の対応を定める必要があります。
連携方法には、一定期間のデータをまとめるバッチ、APIによる受渡し、業務上の出来事に応じるイベント連携等があります。必要な処理時期、件数、障害時の再実行や照合のしやすさから選びます。月次バッチが常に標準とも、すべてリアルタイムならよいとも決まりません。
ERP（Enterprise Resource Planning）は、企業の資源・業務情報を統合して管理する考え方とそれを支えるシステムです。販売、生産、原価、財務等を一貫して扱いますが、必ず一つの物理データベースだけで構成されるわけではありません。クラウドERPと周辺サービスを組み合わせる構成でも、データ定義と責任、整合性が重要です。
例えば出荷記録を再送した際に、同じ売上仕訳を二回登録してはなりません。送信元の明細・版・処理番号を保持し、未送信、送信済み、エラー、会計受付済みを区別します。同じ処理を繰り返しても重複結果にならない仕組みと、数量・金額・件数の照合を設けます。
訂正や締め後の変更では、元の取引と取消・再登録の関連を保ち、承認と会計期間のルールに沿って反映します。取引先、商品、税率、勘定等のマスターも変更履歴と有効期間を管理します。自動化した場合ほど、差異を発見し、人が確認して復旧する経路が必要です。