販売管理には、顧客から注文を受ける受注管理、商品やサービスの提供と売上を記録する売上管理、請求・入金・残高を扱う債権管理があります。顧客の信用、販売条件、納期や提供方法も、これらの業務に関係します。
商品販売の基本モデルでは、仕入先へ注文する発注管理、入荷・検収・仕入の記録を扱う仕入管理、仕入先への債務と支払いを扱う債務管理も必要です。在庫管理は入出庫、保管場所、引当や販売可能な数量を把握し、販売側と調達側をつなぎます。
「受注→出荷→売上→請求→入金」「発注→入荷→仕入→請求受領→支払」は全体像をつかむための基本的な並びです。実際には前払い、分納、返品、値引、直送、検収待ちなどがあります。受注が成立した日、商品を動かした日、会計へ記録する日、現金が動く日は一致するとは限りません。
例えば、ECで先に代金を受け取り、倉庫から分けて発送し、一部が返品された場合、注文単位・出荷単位・返金単位を区別してつなぐ必要があります。共通の注文番号や明細番号を用いて、販売・在庫・会計・決済の各記録を照合できるようにします。