購買・調達管理は、必要な品物やサービスを社外から確保する業務です。架空のリーフ商事が卓上ライトを仕入れる例で、購買依頼、見積、発注、受入、検収、請求確認、支払までを追います。物の動きと金銭の確定は分けて捉えます。
購買依頼は社内の要求で、仕入先への注文ではありません。依頼が承認されても、発注が未送信なら取引先に伝わっていない可能性があります。承認済み、送信済み、取引先確認済みといった状態と、その時刻を区別します。
SEは依頼番号、発注番号、明細番号を結び付けます。依頼をまとめて発注する場合や、複数の仕入先に分ける場合もあるため、常に一対一の関係だと決め付けないことが大切です。