黒伝票は通常の取引や正しい再計上を、赤伝票は元の計上の取消しを表します。ここでは元伝票を全額取り消し、正しい内容を再計上する赤黒処理を学びます。符号の持ち方や画面の名称は製品によって異なります。
10個×1,000円＝10,000円の仕入を、実際の受入8個×1,000円＝8,000円へ訂正します。元の黒伝票＋10,000円、取消しの赤伝票−10,000円、正しい黒伝票＋8,000円を残すと、差引は8,000円です。これは入力数量の訂正で、2個を実際に返送した例とは区別します。
三分法・未払い・税省略の例で、取消しは借方「買掛金10,000円」／貸方「仕入10,000円」、再計上は借方「仕入8,000円」／貸方「買掛金8,000円」です。履歴を消さず、訂正理由、承認者、元番号と訂正グループを記録します。