新しい得意先と掛け取引を始めるときは、相手の事業内容、財務状況、取引実績等を調べ、代金を回収できるかを検討します。公開情報、信用調査資料、必要に応じた財務資料等を組み合わせ、与信限度額、回収期限、支払方法、保証等の条件を決めます。調査結果だけで回収が保証されるわけではありません。
取引条件の承認後、得意先マスターへ名称、所在地、請求先、法人番号等の識別情報、締日、支払期日、回収方法、与信限度額等を登録します。適格請求書の登録番号や登録の有効期間等は、必要に応じて取引先・税務属性として管理します。得意先と仕入先を兼ねる相手は両方の役割を区別し、重複登録を防ぎます。
与信は開始時だけでなく継続して管理します。売掛残高に加えて未出荷の受注や未請求の提供分など、社内で定めた与信使用額を集計します。限度超過や延滞時には受注・出荷を保留し、権限のある担当者が例外の理由と期限を承認します。限度内なら常に営業担当だけで自由に判断できるとは限りません。
取引が取適法の対象かどうかは、仕入先等の名称だけでは決まりません。委託の内容と当事者の資本金・従業員基準等を確認し、条件の明示や支払期限等の管理へ反映します。紙の手形から振込・電子記録債権へ切り替える場合も、契約と金融機関の取扱期限を確認します。
回収資金を早期に得る手段には債権譲渡等もありますが、手数料や買戻し・償還条件でリスクは異なります。金融庁が注意喚起する偽装ファクタリングもあるため、単なる便利な回収方法として扱わず、契約実質と相手先を確認します。