受注時には、得意先と契約相手、商品・サービスの内容、数量、単価、税区分、提供日・納期、納品先、請求先、回収条件を確認します。分納、直送、設置作業、返品条件等があれば、明細や条件として記録します。注文書の有無だけで、取引の確定・未確定は判断できません。
予測や内示は、将来の生産・調達に役立つ計画情報です。一方、確定発注は契約としてどこまで数量や時期を約束したかを確認する情報です。「仮発注」という呼び方でも、変更可能範囲や取消期限は合意内容によります。予測、発注、受注承諾、変更、取消を別の状態として記録し、責任者と合意した条件を残します。
納期を回答するには、倉庫の現在庫だけでなく、他の注文への引当、検査中や販売停止の数量、入荷予定、調達や出荷に要する時間を確認します。例えば現在庫100個でも80個を別の注文へ引き当てていれば、自由に約束できる数量は通常20個です。入荷予定を利用する場合は、その確度や遅延時の対応も考えます。
欠品時には代替品、類似品、後継品を提案できます。ただし、機能、品質、規格、価格、納期の違いを説明し、顧客の承認を得てから変更します。商品マスターと代替関係には更新責任を置き、在庫画面の数字だけで提供可能性を確約しないことが大切です。