出荷指示は、受注内容から、どの商品をどこから何個、いつまでに、どこへ送るかを倉庫へ伝える仕事です。納品希望日から輸送時間、出荷締切、荷ぞろえや梱包の時間を逆算し、実行可能な日程を作ります。配送地域、休日、時間帯、温度帯等の条件も確認します。
指示前に、与信・受注承認、引当、販売可能な在庫、ロット・期限、配送先を確認します。分納や代替品に変更する場合は顧客との合意を記録します。変更後の指示が旧指示と二重に実行されないよう、番号・版・状態を管理します。
倉庫では出荷指示を基にピッキング、検品、梱包、配送手配を行います。WMSは棚・作業・在庫を、TMS等は配車、配送、運行情報等を管理する例です。システムの名前より、受注から作業・配送への引継ぎと例外時の連絡を明確にします。
物流効率化法では2025年度から荷主等に物流効率化の努力義務があり、荷待ち・荷役等時間や積載率の改善を考えます。2026年度からは、特定荷主等に中長期計画・定期報告等の措置が設けられています。特定荷主の基準は前年度の取扱貨物重量9万トン以上で、第一種・第二種等の立場ごとの集計範囲を確認します。
特定荷主等には物流統括管理者（CLO）の選任が必要になりますが、すべての企業へ一律に選任義務があるわけではありません。トラック予約、標準的な荷姿、パレット、適切な納品頻度・ロットを、着荷主・運送事業者と調整します。納品を細かくすれば必ず全体が効率化するとは限りません。