発注、受入、請求、支払は別の出来事です。通常、発注しただけでは仕入と買掛金の仕訳を起こしません。実際の会計連携では、契約と会計方針に沿った認識条件を業務データに対応させます。
この例は商品を掛けで購入し、受入と検収が同日で、その日に仕入を認識する三分法を仮定します。税を省略し、10個を1個1,000円で仕入れると、借方「仕入10,000円」／貸方「買掛金10,000円」です。支払時は借方「買掛金10,000円」／貸方「普通預金10,000円」です。
資産の購入や原材料の購入では科目が変わり、受入と請求の間に仮勘定を使う製品実装もあります。SEは伝票名から科目を固定せず、品目区分、計上条件、部門などの変換ルールを会計担当者と確認します。