仕入管理は、仕入先から調達した商品等について、受入内容、価格、仕入計上、返品・値引等を管理する仕事です。販売するための商品購入を例に、発注・入荷・検収・会計・請求をつないで考えます。製造用材料やサービスでは、原価・資産・費用の区分も確認します。
入荷は物が届いた事実、検収は契約上の条件に合うかを確認する手続、仕入計上は会計へ記録することです。これらと、法的な所有権や危険負担、買掛金等の債務が生じる時点は、いつも同じとは限りません。契約条件と採用する会計方針を確認して区分します。
例えば、仕入先の商品を販売するために預かる委託取引では、倉庫にある数量と自社の棚卸資産は一致しないことがあります。反対に、自社の材料を委託先へ置く場合や、仕入先から顧客へ直送する場合は、自社倉庫に入れなくても自社の管理対象となることがあります。
システムは発注番号・明細を基に、入荷数量、合格・不合格、返品、仕入金額、請求受領や支払状態を関連付けます。月末に現物は受け入れていて請求書がまだ届かない場合も、請求書の到着だけで会計上の記録を遅らせないよう確認します。