理論在庫は、期首や前回棚卸の数量に入庫を足し、出庫を引く等の記録から求めた在庫です。実在庫は、現物を確認して把握した数量です。入出庫の記録漏れ、誤出荷、破損、廃棄未処理、盗難、単位換算や所在の誤り等により、両者が一致しないことがあります。
実地棚卸では、品目・ロット・場所・状態・所有区分ごとに現物を確認し、帳簿と突き合わせます。期末等に一斉に行う方法のほか、重要品や特定の場所を順に確認する循環棚卸もあります。棚卸中の入出庫を止めるか、移動を記録して基準時点へ合わせる方法を決めます。
確認には、人の計数、バーコード、RFID等を利用できます。機器を使っても未読、重複読取、誤った商品・場所への対応付けがあるため、結果の検証と例外処理を行います。倉庫の自動化だけで差異管理が不要になるわけではありません。
差異を見つけたら、再計数と移動履歴の確認、原因調査を行い、必要な数量・会計調整を承認します。帳簿を現物へ黙って合わせるだけでは、誤出荷や不正の原因が残ります。差異の種類と頻度を記録し、作業・登録手順の改善へつなげます。