企業の経営状態を捉えるには、日々の取引を記録し、ある時点の資産・負債と、一定期間の収益・費用を結びつける必要があります。
家計簿のように現金の入出金を中心に記録する単式の帳簿は、現金管理には便利です。しかし、その帳簿だけでは在庫、掛代金、借入金、設備などを同時に把握できず、現金の増減から利益を直接求めることはできません。
複式簿記は、一つの取引を借方と貸方の二つの側面から、同じ合計金額で記録します。例えば商品を現金で買うと、商品が増え現金が減ります。現金が動かない掛売りや減価償却も記録できます。
会計上の取引には、契約上の注文だけでなく、火災による在庫の消失なども含まれます。契約締結日と資産・負債を認識する日は同じとは限りません。リースも、契約を結んだ時と借手が資産を利用できるリース開始日を分けて考えます。