仕訳帳は取引を日付順に記録する帳簿です。総勘定元帳は、その仕訳を現金、商品、売上などの勘定科目別に整理した帳簿です。仕訳から科目別の元帳へ反映することを転記と呼びます。
勘定科目は、資産・負債・純資産・収益・費用という区分で理解します。現金・商品・売掛金は資産、借入金・買掛金は負債、資本金や利益剰余金は純資産の株主資本に含まれます。収益と費用は利益の計算に使います。
露天商の例では、現金の元帳に自己資金4万円、借入金4万円、10日分の売上10万円の増加を記録します。減少は最初の商品8万円と10日分の補充仕入5万円です。各元帳に日付と仕訳番号を持たせると、集計から元の取引へ戻れます。
会計システムでは転記を自動処理できますが、元帳という役割がなくなるわけではありません。顧客別の売掛金明細などの補助簿と総勘定元帳が一致し、証憑まで追跡できることを確かめます。